La Secretaría Académica depende del Rector, es la persona encargada de llevar el registro y control de los aspectos legales de la Institución. Diligenciar los libros reglamentarios y documentación legal de la Institución. Además, con el Rector, generan los informes estadísticos, académicos y administrativos. Es la persona encargada de velar por el diligenciamiento y cumplimiento de los libros reglamentarios, registros y controles de tipo académico, tanto a nivel interno como externo, al igual que del mantenimiento de los archivos correspondientes, con ética profesional y de acuerdo con los criterios del Colegio.
Dentro de las funciones de la Secretaría Académica están las siguientes:
- Mantener organizada y actualizada la documentación e información de los estudiantes tanto en medio físico como en las plataformas establecidas para tal fin.
- Gestionar las plataformas establecidas por el Ministerio de Educación Nacional, el Colegio y la Secretaría de Educación Municipal, manteniendo actualizada la información y entregando los reportes oportunamente.
- Conjuntamente con la Coordinación, generar la transcripción y diligenciamiento de formatos solicitados por el Colegio, el Ministerio de Educación, la Secretaría de Educación, el Municipio y los entes de control.
- Programar la atención de estudiantes, docentes y padres de familia.
- Elaborar certificados de notas, constancias y certificados de escolaridad.
- Asumir la organización del proceso de matrícula de los estudiantes
- Planear y manejar la graduación de los estudiantes
- Llevar los registros correspondientes a libros reglamentarios, de calificaciones, admisiones, planes de mejoramiento, certificados de estudio y diplomas.
- Responder por el manejo y organización del archivo
- Responder por el estado de los equipos bajo su responsabilidad y adoptar los mecanismos para su conservación, protección y uso adecuado.
- Elaborar las listas de estudiantes para efectos docentes y administrativos
- Colaborar con el Rector en la elaboración de informes estadísticos
- Atender al público en el horario establecido
- Cumplimiento de su jornada laboral
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo
- Colaborar con el cobro de Cartera por medio telefónico
