Proceso de Admisión y Selección para estudiantes nuevos
1. Se realiza una reunión a padres de familia y/o acudientes, para dar la información general del proceso de admisiones y matrícula.
2. Debe realizarse el pago de derechos de inscripción, diligenciamiento y devolución del Formulario “Solicitud de Inscripción”.
3. Se hace estudio del seguimiento del estudiante: hoja de vida, diario histórico o ficha de seguimiento y del informe académico.
4. Se debe presentar el taller dirigido
5. Se publican los resultados; además de la hora y fecha de entrevista para estudiantes preseleccionados.
6. Se realiza entrevista a los padres de familia y estudiantes
7. Se publican los resultados y se hace entrega de la Reserva de Cupo a los aspirantes admitidos
8. El responsable económico, realiza el trámite ante la entidad financiera que hace el recaudo de los costos educativos de la Institución.
Nota: el responsable económico del estudiante es la persona que figura ante la entidad financiera que realiza el recaudo de los costos educativos de la Institución.
a. Devolución de la Reserva de Cupo, debidamente diligenciada, ANEXANDO LOS DOCUMENTOS que aparecen en ella como requisito.
b. Encuentro con Cristo para la familia
c. Matrícula
Parágrafo: La participación en el proceso de selección e inducción, tiene como fin, estudiar la posibilidad de asignar el cupo al estudiante, lo que no quiere decir la aceptación del mismo en el Colegio. La Institución se reserva los derechos de admisión. Se devuelve papelería en las fechas estipuladas para ello.
Instructivo del proceso de matrícula
El Colegio La Asunción entrega el siguiente instructivo, el cual deberá observarse y aplicarse en el proceso de matrícula para el año lectivo 2023. El objetivo fundamental del instructivo es propiciar eficiencia en la gestión administrativa del proceso de matrícula, y establecer estrategias institucionales, en virtud de lo cual, a continuación, se expone cada elemento a tener en cuenta en el proceso.
Para realizar un correcto proceso de matrícula, es importante observar y ejecutar los siguientes pasos:
1. Diligenciamiento de actualización de datos por parte de los padres de familia o acudientes delegados. Para alumnos antiguos, esta actualización debe adelantarse a más tardar hasta el 18 de noviembre de 2022, haciendo clic aquí y seleccionar el campo RENOVACIÓN DE MATRÍCULA (con el fin de apartar el cupo para el año 2023, este paso es necesario ya que permitirá la habilitación del contrato de matrícula, el pagaré y los demás anexos del año 2023 (Si no diligencia esta información no podrá matricular para el año siguiente).
Nota:
- Para estudiantes nuevos y reingresos es indispensable el diligenciamiento del formulario señalado, sin embargo, no se precisa plazo para adelantar este requisito, toda vez que las matrículas para alumnos nuevos son permanentes.
- Para adelantar la actividad señalada, puede observar el instructivo haciendo clic aquí y seleccionar el campo Inscripción / Reingreso.
2. El proceso de matrícula para el año lectivo 2023 deberá adelantarse de manera presencial en las instalaciones de la institución educativa según el siguiente cronograma:
CRONOGRAMA DE MATRÍCULA ESTUDIANTES ANTIGUOS AÑO 2023
Documentos para traer el día de la matrícula
- Paz y salvo
- Calificaciones del 5° informe año 2022
- Contrato (firmado por las partes)
- Pagaré (firmado por el deudor y el codeudor, con las huellas y autenticado por notaría).
- Carta laboral de Deudor y codeudor (ver instructivo en el sitio Web)
- Fotocopia de las facturas de pago de matrícula y pensión de febrero (descargar las facturas de plataforma INATHA).
| Fecha matrícula | Hora | Las matrículas se realizarán por apellidos que comiencen por las letras: |
|---|---|---|
| Viernes, 9 de diciembre de 2022 | De 8:00 a.m. a 11:00 a.m. | Apellidos por la A – C – D – J |
| Viernes, 9 de diciembre de 2022 | De 1:00 p.m. a 3:00 p.m. | Apellidos por la Q – N – Z – R |
| Lunes, 12 de diciembre de 2022 | De 8:00 a.m. a 11:00 a.m. | Apellidos por la E – F – B |
| Lunes, 12 de diciembre de 2022 | De 1:00 p.m. a 3:00 p m. | Apellidos por la G – H – I – O |
| Martes, 13 de diciembre de 2022 | De 8:00 a.m. a 11:00 a m. | Apellidos por la L – P – Y – S |
| Martes, 13 de diciembre de 2022 | De 1:00 p.m. a 3:00 p.m. | Apellidos por la V – M – U – T |
CRONOGRAMA DE MATRÍCULA ESTUDIANTES NUEVOS AÑO 2023
| Diciembre 14 | TRANSICIÓN Y PRIMARIA 8:00 A.M. a 12:00 M. | FIRMAR MATRÍCULA Requisitos: Contrato de matrícula, pagaré, de acuerdo al paso a paso que está en el sitio Web. Observaciones: |
|---|---|---|
| BACHILLERATO 1:30 P.M. a 3:00 P.M. |
3. Todas las obligaciones por concepto de matrícula, de pensión u otros conceptos vinculados a los estudiantes, sean antiguos o aspirantes nuevos, deben contar con el paz y salvo original expedido por la institución educativa de procedencia.
4. A partir de octubre del año 2020, en conformidad con la Ley 2010 de 2019 y el Decreto 358 de 2020, se implementó la facturación electrónica en las instituciones educativas, por lo tanto, es fundamental que la información del deudor se actualice oportunamente, pues de acuerdo al proceso de facturación electrónica, estas son enviadas a los correos de los responsables económicos de los estudiantes y que para el pago de conceptos de matrícula, pensiones y otros cobros, lo pueden realizar a través de diferentes medios: virtual por pago electrónico seguro PSE, tarjeta de crédito o en la taquilla de la sucursal bancaria:
- Canal Electrónico: Para el pago electrónico seguro (PSE) o con tarjeta de crédito puede hacerlo directamente en el mensaje de su correo electrónico personal al cual le llega la factura electrónica, dando clic en la opción pagar que se encuentra en la parte inferior, luego de la información de la factura electrónica:
Es importante que el responsable económico al seleccionar esta opción verifique que en su navegador no tenga bloqueadas las ventanas emergentes, de no aparecer la información con la opción de pago, deberá proceder con la activación de las ventanas emergentes y dar nuevamente clic en pagar.
Al seleccionar esta opción deberá escoger su medio de pago si es con tarjeta de crédito o PSE, continuando con el proceso debe de ingresar el código del estudiante y el número de referencia de pago, esta información la encuentra en la factura electrónica en la parte superior izquierda como lo muestra la imagen:
Al suministrar esta información se presentan las opciones para de pago y se ingresa a la pasarela de pagos de la entidad financiera donde se realizará el débito del valor de la factura.
En caso de no contar con la factura electrónica recuerde que como padre de familia puede ingresar al módulo web haciendo clic aquí. suministre el documento de identidad y la clave, seleccionando previamente el perfil al que se va a ingresar, es decir Padres | Acudientes, allí encontrará las opciones para descargar el recibo de pago que desea cancelar, así:
- En iniciar cesión, ingresa a la opción perfil por Padres | Acudientes, digitar número de cedula y como contraseña los últimos 4 dígitos de su cedula.
- En el panel de la parte izquierda de la pantalla selecciona la opción cartera.
- Dar clic en la lista desplegable opción facturación y pagos y luego a facturas.
- Seleccionar el nombre del alumno en la parte superior
- Verificar el recibo que se va a cancelar, dar clic sobre este (si selecciona el número de factura podrá descargar una copia en PDF de su factura de pago)
- Seleccionar en la parte inferior la opción pagar
- Esta opción le permite seleccionar el medio de pago y llevarlo a su entidad
Financiera.
Recuerde que por seguridad ninguno de los colaboradores solicita información bancaria, claves o números de acceso a los productos financieros.
- Sucursal Bancaria: Los pagos se realizan en las taquillas de COTRAFA, es necesario presentar el recibo impreso en laser para la lectura del código barras.
Todo pago debe hacerse a través de los canales de recaudo establecidos para tal fin, de ninguna manera se debe recibir en las instituciones dinero en efectivo.
Nota:
- Por favor tener en cuenta que, aunque se generen pagos anticipados, de conformidad con nuestras obligaciones tributarias, se reportaran las facturas que correspondan mes a mes al correo electrónico del responsable económico, aunque los conceptos estén cancelados. De cualquier forma, tales facturas contendrán el debido aviso de cancelado.
- Los responsables económicos y/o padres de familia podrán ingresar, visualizar y descargar sus recibos de pago y el estado de sus obligaciones observando los siguientes instructivos: Inscripciones Online y Pagos Online
A continuación, presentamos los requisitos necesarios para adelantar el proceso de matrícula:
Primera parte:
- Certificado de diligenciamiento de actualización de datos para alumnos antiguos o certificado de inscripción de datos alumnos nuevos (ver numeral 1).
- Diligenciamiento y suscripción del formato “Autorización para el Tratamiento de Datos Personales”
- Suscripción del Manifiesto de aceptación del Manual de convivencia
- Suscripción del consentimiento para el uso del servicio de asesoría psicológica
- Suscripción de autorización de uso de derechos de imagen sobre fotografías y fijaciones audiovisuales.
- Fotocopia legible y ampliada al 150% de la cédula de ciudanía del padre de familia o acudiente delegado.
- Fotocopia legible y ampliada al 150% de la cédula de ciudanía del responsable económico.
- Fotocopia ampliada al 150% del documento de identidad del estudiante. R.C., T.I., C.C.
- Poder escrito del padre de familia (autenticado en notaría) en caso de nombrar un acudiente delegado.
- Resultado evaluativo integral final del año 2022, (revisar que tenga los resultados de las actividades de apoyo para la superación, firmadas por el Director Académico).
- Constancia de Paz y Salvo por todo concepto de años escolares anteriores expedido por la tesorería del plantel correspondiente. Para el caso de estudiantes antiguos, este será entregado por el director de grupo al acudiente en el momento de la entrega del informe final en cada año lectivo.
- Fotocopia legible del carné de vacunas, estudiantes de jardín y transición. (decreto 2287 de agosto de 2003).
- Fotocopia del certificado de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, EPS, SISBEN, seguro de protección escolar o seguro estudiantil si el alumno no está afiliado a ninguna EPS. Obligatorio.
- Original de la hoja de vida, ficha de seguimiento o diario de procesos, expedida por el colegio de procedencia. Si la institución no diligencia este documento, debe adjuntar una constancia al respecto, o en su lugar presentar un informe descriptivo sobre la convivencia o comportamiento.
- Constancia de retiro del SIMAT, del colegio de procedencia.
- Los aspirantes de undécimo, deben adjuntar el certificado sobre el cumplimiento del servicio social del estudiantado.
- Certificados de calificaciones:
• Para estudiantes de jardín a quinto de primaria: Certificado original en papel membrete o Constancia de Desempeño correspondiente al grado cursado en el año 2022.
• Para estudiantes del grado sexto de educación básica a undécimo de educación media: Certificados originales en papel membrete o Constancia de Desempeño de todos los grados cursados por el aspirante a partir de quinto de primaria hasta el grado anterior al que vaya a cursar en el año 2023.
Nota: Sin la constancia de desempeño o certificados de calificaciones en papel membrete, expedidos por la institución donde cursó los grados anteriores, no se podrá firmar la matrícula.
Segunda parte:
Comprobante de pago de matrícula y otros cobros, correspondiente al año a matricular, cancelada en entidad de recaudo correspondiente.
Tercera parte:
Soporte de capacidad de pago de quienes se obligan en el contrato de matrícula y en el pagaré (responsables económicos), a saber, alguno de los siguientes:
Certificado laboral, el cual debe contener fecha de expedición reciente (inferior a un mes) estar impreso en original y en papel membrete de la empresa, donde conste la fecha de ingreso, el tipo de contrato (fijo o indefinido) y salario básico que devenga. En el caso de los contratos a término fijo deberá indicar la fecha de terminación.
Para quienes obtienen su ingreso de forma independiente, deben presentar el certificado de la Cámara de Comercio que corresponda, en original y con fecha de expedición vigente (inferior a tres meses) y se debe anexar la fotocopia de la última declaración de renta o un certificado de ingresos expedido por un contador público acompañado de su fotocopia de cedula y tarjeta profesional.
En el caso de pensionados, deberán anexar copia de la resolución mediante la cual se adjudica la pensión y las dos últimas colillas de pago.
En todos los casos, se debe tener en cuenta que los ingresos de los responsables económicos deben superar el salario mínimo legal vigente por lo menos en una suma equivalente al valor de las obligaciones mensuales a pagar (pensiones y otros cobros).
Cuarta parte:
Cuando el padre o la madre, por causa extrema, no pueden estar presentes en el proceso de matrícula, deben informar previamente en secretaría académica y con la autorización correspondiente solicitar una prórroga de matrícula.
Quinta parte:
El contrato de matrícula, el pagaré, la carta de instrucciones del pagaré y la autorización de Habeas data, deberán ser generados a través del sistema de cartera. Si por alguna razón el sistema no se encuentra debidamente actualizado, estos documentos deben generarse bajo estricta validación de los datos por parte del responsable del proceso en el mismo sistema, por ninguna razón estos documentos se realizan de manera manual, ya que estos contienen una numeración especial y consecutiva.
Sexta parte:
Descripción de los formatos que integran el proceso de matrícula:
- Contrato de matrícula: Constituye el documento por medio del cual se formaliza el vínculo entre la familia y la Institución. Contiene los derechos y obligaciones de las partes.
- Pagaré, carta de instrucción y habeas data: Estos tres documentos consolidan y plasman la obligación clara, expresa y exigible del responsable económico con la Institución. Es fundamental la suscripción de los tres, atendiendo las Instrucciones que se relacionan en la parte inferior de este comunicado.
El pagaré consta de varios elementos que son:
- El encabezado donde se encuentran identificada la institución educativa, el alumno y a renglón seguido la identificación de los deudores.
- La relación de la deuda total y su forma de pago.
- Las condiciones respecto a intereses moratorios, impuesto de timbre y declaración de vencimiento de los plazos.
- Notificaciones.
- Declaración de la veracidad de la información.
- Datos de contacto y domicilio de los deudores.
- Autorizaciones para el cumplimiento de la ley de protección de datos o Ley de Habeas Data, autorización para notificación electrónica o por mensaje de texto y consulta en centrales de riesgo.
IMPORTANTE: Los espacios del pagaré donde deben ir las sumas de dinero y fechas deben dejarse en blanco y todas las firmas y huellas son indispensables. Atendiendo la anterior nota, se pone de presente que, de acuerdo con los criterios de viabilidad, en el Colegio La Asunción, es necesario autenticar este documento en la Notaría. Esto implica que para los casos en que no es exigible se hace imperativo que el responsable del proceso de matrícula de fe que quien suscribe los documentos efectivamente es el titular de los datos allí contenidos, para lo cual se recomienda presenciar el acto de firmas y cerciorarse mediante la cédula original del suscriptor que los datos como nombres, apellidos y número de identificación correspondan.
- Autorización para el Tratamiento de Datos Personales y autorización de uso de derechos de imagen sobre fotografías y fijaciones audiovisuales: Este documento se suscribe con cada contrato de matrícula, por medio de él se establecen las autorizaciones para el uso del dato, se indican las finalidades para las cuales se recolecta la información y se informan los derechos al titular del dato. Es importante mencionar, que, tratándose de estudiantes menores de edad, la autorización para el uso del dato la debe conferir el representante legal del menor. Por tanto, el documento debe ser suscrito por Padre de Familia y Estudiante.
- Manifiesto de aceptación del Manual de convivencia: Este documento se suscribe por parte del acudiente y su finalidad es aceptar que conoce, acata y respeta en contenido del manual de convivencia. Por medio de esta aceptación se cumple con la finalidad de publicidad de la norma aplicable.
- Consentimiento para el servicio de psicología: Por medio de este documento, el acudiente del menor autoriza la atención psicológica en caso de urgencia o necesidad. Se establecen las finalidades y el procedimiento una vez atendida la consulta, adicionalmente se autoriza el uso del dato sensible.
